10 enkla steg till ett effektivt IT-system

Vi vet alla hur frustrerande IT-strul kan vara och hur mycket tid det kan äta upp av en normal arbetsdag. Du är inte ensam! Enligt Unionens IT-barometer slösades det förra året bort 133,5 miljoner timmar bara på tjänstemännens IT-strul i Sverige. Omräknat i pengar kostade detta över 44 miljarder kronor.

Rapporten visar bland annat att 2 av 10 tjänstemän anser att IT-system har införts utifrån välförankrade idéer där användarens behov hamnat i centrum. Knappt 40% av tjänstemännen litar på sina IT-system och endast 19% tycker att systemen är engagerande och roliga att utnyttja.

Här kommer några tips på vad du kan göra för att komma tillrätta med dessa problem:

Rätt leverantörer

Inventera vilka olika system du egentligen har i er verksamhet och säkerställ att du har en IT-leverantör som är proaktiv och snabbt hjälper dina användare till en enklare IT-miljö.

Rätt rådgivare

Ta hjälp av experter inom IT och teknik som kan hjälpa er att snabbt hitta rätt lösningar för er verksamhet. Ofta går det med enkla medel att minska ned rejält på administration och strul med löpande proaktiva genomgångar och uppdateringar av era system.

Inventera hårdvara

Vilken hårdvara har ni egentligen i verksamheten, och vilken hårdavara behöver ni egentligen för er verksamhet. Kanske går det att förenkla och minska ned på er hårdvarupark. En del av hårdvaruparken kanske går att byta ut till molnlösningar, och en del av er hårdvarupark kanske ni inte ens behöver längre. Är det tex värt att behålla gamla datorer som är sega och saknar garanti om de går sönder? Vad kostar bortfallet av produktiv tid för er personal medan deras dator inte fungerar?

Arbetsprocesser

Har ni verkligen IT-system som stödjer era verksamhetsprocesser eller blir det mycket handpåläggning för varje moment? Ofta kan det finnas enkla ändringar som en erfaren IT-leverantör kan hjälpa er att göra för att minimera onödigt arbete och låta datorerna utföra arbetet åt oss. Eller kanske finns det modernare system som är bättre anpassade till er verksamhet. Genom att göra en inventering av era processer och system kommer ni snabbt hitta stora effektiviseringsåtgärder.

Utbildning och förståelse

Ni kanske har ett bra IT-system i grunden, men personalen använder inte systemen på ett effektivt sätt. Med enkla utbildningsinsatser kan man ofta göra stor skillnad för effektiviteten och nyttjandet av sitt IT-system.

Integrerade IT-system

Bland de största utmaningarna kan man ofta finna i system som vi inte själva äger eller ens har inflytande över som är kopplade mot varandra. Kanske systemen en gång i tiden va väl anpassade för er verksamhet, men i takt med att åren går ändras också behoven och kraven på det IT-system man har. Om IT-systemen har komplicerade kopplingar mellan varandra är det nästan omöjligt att få till de ändringar som krävs för ett effektivt arbete. Ser över de systemkopplingar som finns och hur dessa faktiskt hjälper verksamheten.

Ännu fler system inte alltid lösningen

Många problem i den digitala floran av IT-system grundar sig inte i ett enskilt system utan på de utmaningar som finns med att ha flera system i sin verksamhet. Vart och en av systemen kanske är bra för sig, men tillsammans gör dessa att verksamheten blir svår att ro. Kanske ligger lösningen i att minska antalet system snarare än att skaffa sig ytterligare ett system.

Masterdata

Detta är en IT-term som förenklat handlar om att identifiera vart du har din data. Tänk dig exempelvis information om en kund. Informationen finns i såväl ett CRM som ett ordersystem och möjligen också separat i ert fakturasystem. Om kundens information ändras, vart har du då den data som du vet är rätt?

Genom att identifiera detta kommer du snabbt hitta sätt där du effektivare kan arbeta med dina processer och IT-system.

Penna, papper och pärm

I slutänden finns många svar i hur man hade arbetat om man inte längre haft massor med komplicerade IT-system att hantera. Att backa tillbaks till “ritbordet” och fundera på hur man hade löst arbetet innan alla IT-system kan ofta ge en fingervisning om hur du kan skapa dig enklare processer och IT-system.

Hur börjar man?

Det kan vara klokt att dela upp arbetet i ett par tillfällen. Börja med en övergripande inventering och välj sedan ett område i taget där ni genomför en fördjupad granskning. Mycket av arbetet kan man göra själv, men det kan vara klokt att ta in lite hjälp av några ögon utifrån.

Lycka till!